Salesforceの関連リストとカスタムオブジェクトを自由自在に使いこなそう

関連リストとカスタムオブジェクトの関係性

Salesforceにおいて、関連リストは色々な項目を表示する為に必要なツールです。一方でオブジェクトとは様々なデータを格納出来る箱の様な物で、Salesforceが既に用意してくれている「標準オブジェクト」と、ユーザーが自由に設定出来る「カスタムオブジェクト」があります。 関連リストは他のオブジェクトを追加する事が出来ます。つまり、ご自身が作成したカスタムオブジェクトを任意の関連リストに追加する事が出来ます。 しかしその方法だけお伝えしても必要性が実感出来ないはずなので、カスタムオブジェクトを作成する意味から解説します。

何故カスタムオブジェクトを作る必要があるのか

何故Salesforceにおいてカスタムオブジェクトを作成する必要があるかというと、顧客情報や街頭調査結果等の情報を個別にまとめやすくする為です。 こういった特別な情報を標準オブジェクトに入れてしまうと他のデータと混同してしまいます。それではカスタムオブジェクトの作成が必要になってくる場面をいくつか紹介します。

お客様の補足情報を追加したい

講演会の参加情報や口座登録情報など既存のオブジェクトに追加してしまうと管理しにくくなってしまうデータは、作成したカスタムオブジェクトに追加すると便利です。 確かにリードやレコードと紐付けする事も出来るのですが、レコードの参照画面が複雑になってしまい使いづらくなってしまいます。カスタムオブジェクトを作成すれば、そういった事態を避ける事が出来ます。

特別な情報を標準オブジェクトと区分けする

プラチナ会員限定等のその他大勢の情報と区別して扱いたい時に有効です。加えて、公開を控えた商品情報のみを格納したい場合は「中間オブジェクト」の作成をおすすめします。情報の発生から公開までの「中間」期間保存しておく為の箱なので中間オブジェクトと名付けられました。 プロセスビルダーなどを駆使すれば、レコードが公開時には別のオブジェクトへ移行するフローを構築する事が出来ます。こうする事でその時間に必要なデータを求めやすくなります。

業務の効率化に貢献

社員毎にカスタムオブジェクトを作成しておけばその日の活動データが格納されるので、社員の業務を管理しやすくなります。こうする事で1ヶ月分のデータを並べて分析しやすくなり、業務の更なる効率化を目指す事が出来ます。 加えて、積み上げ集計等の数式を駆使する事で計算が出来るので、より本格的な分析や未来予測が可能となります。ダッシュボードではグラフやデータを分かりやすく示してくれるので、社内ミーティング時にも活用出来ます。

カスタムオブジェクトの各種設定方法

作り方はまず、Salesforceのページ右上にある歯車マークのアイコンをクリックして、「設定」を選択します。次に、オブジェクトマネージャからカスタムオブジェクトを選択し、仕様を設定したら保存します。 最後に項目とリレーションを選択し、「追加」ボタンから必要な項目を追加したら完成です。 タブをクリックしてカスタムオブジェクトタブ欄から「新規」を選択します。そして作ったカスタムオブジェクトを選んだ上で各種設定をしてから保存すれば閲覧出来ます。 レコードを登録する際にはデータローダ等の機能でオブジェクトを一括ダウンロードする事も、外部フォームと自動で連携させる事も出来ます。更には、レポート機能を使ってデータを比較・分析する事や専用アプリケーションで全てのカスタムオブジェクトにまとめてメールを送る事も出来ます。

作成したカスタムオブジェクトを関連リストに追加してみよう

それでは作成したカスタムオブジェクトを関連リストに追加する方法をご紹介します。まず、設定からオブジェクトマネージャへと進み、任意のカスタムオブジェクトを選びます。そうしたら「項目とリレーション」から「新規」を選択し、参照関係のページを開きます。 「次に」をクリックして進むと関連先の選択欄が出てくるので、そこに任意のオブジェクトを入力します。最後に保存すれば、カスタムオブジェクトに項目が追加されます。 関連リストの並び替えの設定方法についても解説していきます。まず、オブジェクトマネージャからオブジェクト名を選び、ページレイアウトをクリックします。そこから「関連リスト」をクリックすると各オブジェクトがリストアップされているので、非表示にしたり並べ替えたり出来ます。

作成したカスタムオブジェクトを関連リストで上手に管理しよう

今回は何故カスタムオブジェクトを作った方がデータの管理がしやすくなるか実際に起こり得るケースと共に紹介しました。中間オブジェクトと共に活用する事で必要な特殊データを必要なタイミングで取り出しやすくなります。しかもSalesforceには元々ダッシュボードが付いているので、分析や予測したデータを分かりやすく第三者に示す事が出来ます。 また、カスタムオブジェクトを複数作成したのは良いものの、一括にまとめたい場合は関連リストを活用すると便利です。オブジェクトの表示／非表示を切り替えたり、リストの順番を並べ替えたりする事も出来ます。 カスタムオブジェクトを作成して満足するのではなく、関連リストを含む他の機能も活用して上手にデータを管理して下さい。]]>