Salresforceでのカスタマイズとは?基本や注意点について紹介

Salesforceのカスタマイズについて

Salesforceのカスタマイズに関する基本や「どういったカスタマイズができるのか？」という視点から「オブジェクトや項目」「具体的なデータ型」について紹介していきます。

どういったカスタマイズができるのか？

Salesforceはカスタムオブジェクトやカスタム項目などを用いて、自社の業務内容に適したシステムを構築することができます。抑えておくべき内容は以下になります。

カスタムオブジェクトについて

カスタムオブジェクトとは、会社や業種に固有の情報を保存するために作成するオブジェクトです。もっと分かりやすく表現を変えると、自社独自の情報を管理するためのデータの箱とも言えます。 カスタムオブジェクトを利用することで標準で備わっているオブジェクト（例えば、顧客や商談など）以外に管理したい自社独自の情報を管理することができます。

標準オブジェクトのリレーション

Salesforceのカスタムオブジェクトは標準オブジェクトとリレーションを持たせることも可能です。 例えば、不動産管理業を行っている企業がSalesforceで顧客と物件を管理する場合、物件をカスタムオブジェクトで構築して、その物件に入居する顧客(標準オブジェクト)を紐付けることができます。 そうすることで、物件のカスタムオブジェクトのレコードで物件情報を探した時に、その物件に入居している顧客の情報にも簡単にアクセスすることが可能です。 カスタムオブジェクトと標準オブジェクトのリレーションの数に限りはありませんので、カスタムオブジェクトに関わる様々な情報を紐づけることは可能です。 しかし紐付けし過ぎると何を管理しているオブジェクトなのか収集がつかなくなり、活用しづらくなるので最低限のリレーションのカスタマイズに留めておくのが良いでしょう。

カスタム項目について

カスタム項目とは、カスタムオブジェクト内で管理する項目です。カスタムオブジェクトを作成しただけでは、Salesforceで情報を管理することはできません。カスタムオブジェクトで詳細に管理したい指標や情報をカスタム項目を使って管理していきます。 例えば、不動産管理業を行っている企業が物件というカスタムオブジェクトを構築している場合、物件のより詳細な情報として、入居日・契約日・契約金額などを管理しますが、それらをカスタム項目を使ってカスタムオブジェクト内で管理します。 そうするとAという物件は、契約した日がいつで、契約金がいくらだったのかなど詳細な管理を行うことができます。 上記でも分かる通り、カスタム項目は単純なテキストの項目だけではなく、数字や日付、そして計算式なども組み込むことができます。それらをカスタム項目のデータ型と言います。データ型は以下の種類があります。

具体的なデータ型①

自動採番：各レコードに一意の連番を自動で割り当てます。自動採番項目の文字数は30文字です。外部オブジェクトでは使用できません。 チェックボックス：その項目が該当する場合は、チェックを付けることができます。 通貨：通貨の金額を入力できます。外部オブジェクトでは使用できません。 日付：日付を直接入力することも、ポップアップのカレンダーから選択することもできます。 日付/時間：日付を入力したり、ポップアップカレンダーから日付を選択して時間を入力したりすることができます。 メール：80文字のメールアドレスを入力できます。メールの形式が正しいかどうかが検証されます。 外部参照関係：外部参照関係項目を作成すると、親の外部オブジェクトの標準外部ID項目が子の外部参照関係項目の値と照合されます。外部オブジェクト項目値は、外部データソースから発生しています。

具体的なデータ型②

主従関係：主レコードが従レコードの一部の動作 (レコードの削除やセキュリティ) を制御するような、レコード間の関係を作成します。 数値：任意の数値を入力できます。この数値は実数として扱われるため、0で始まる数値を入力しても、最初の0は削除されます。 パーセント：「0.20」など、パーセント値を小数値として入力できます。小数値は、自動的にパーセント表記に変換されます。 電話：任意の電話番号を40文字入力できます。Salesforce により、自動的に電話番号形式に変換されます。 選択リスト：あらかじめ定義されたリストから 1 つの値を選択できます。 積み上げ集計：関連レコードのレコード件数を表示したり、関連レコードの合計値、最小値、または大きい値を計算します。

具体的なデータ型③

数式：差し込み項目など他の項目や値に基づいて値を自動的に計算することができます。外部オブジェクトでは使用できません。 地理位置情報：ユーザが緯度と経度から位置を特定できます。外部オブジェクトでは使用できません。 階層関係：ユーザ間の階層の参照関係を作成します。参照項目を使用して、参照関係にない (直接、間接を問わず) ユーザ同士を関連付けることができます。たとえば、各ユーザの直属マネージャを格納するカスタム階層項目を作成できます。 間接参照関係：間接参照関係は、子の外部オブジェクトを親の標準またはカスタムオブジェクトに結び付けます。間接参照関係項目を外部オブジェクトに作成するとき、親オブジェクト項目と子オブジェクト項目を指定して、リレーションのレコードを照合し、関連付けます。 参照関係：2 つのレコード間の関係を作成し、互いを関連付けることができます。

具体的なデータ型④

テキスト：文字、数字、または記号を任意の組み合わせで入力できます。文字数を255文字までに設定できます。 テキストエリア：255文字まで入力でき、複数行に表示できます。 ロングテキストエリア：131,072文字まで入力でき、複数行に表示できます。このデータ型の文字数は、必要に応じて、下限に設定することもできます。 リッチテキストエリア：ツールバーを使用して、項目の内容の形式を設定し、画像およびハイパーリンクを追加できます。 時間：時、分、秒、ミリ秒などの時間を入力できます。 URL：有効なWebサイトアドレスを255文字まで入力できます。 Salesforceを上手く活用するには項目のデータ型でどういう情報が管理できるのか、意識することが大切です。 また、カスタム項目はSalesforceのレポートという機能の集計対象にもなります。そのことについては後ほど説明します。

カスタムレポートについて

Salesforceの一番の強みは、レポート・ダッシュボードです。自社の経営状況や営業状況などビジネス上定量化させるべき様々な指標をレポートをカスタマイズし、ユーザーごとに必要なレポートを群を表示させる機能をダッシュボードと言います。 レポートは標準で備わっているものがいくつかありますが、カスタムオブジェクトやカスタム項目で作成したものは備わっていないのでカスタマイズで作成する必要があります。標準で備わっていないレポートを作成するにはカスタムレポートタイプを使います。 例えば、不動産管理業を行っている企業がカスタムオブジェクトで作成した物件というオブジェクトを元にレポートを作成する場合は、カスタムレポートタイプで物件オブジェクトを指定してレポートを作成します。

Salesforceのカスタマイズは注意しておこなおう！

カスタマイズをすると何でも出来てしまうのは確かですが、同時にカスタマイズを重ねるごとに、システム自体が複雑化していきます。複雑化するということはユーザーにとって利便性を失うことにも繋がります。 システムを利用する目的を見失うことなく、必要最低限のカスタマイズをすることで使い勝手と効果を両立させることが出来ます。Salesforceのカスタマイズには必要最低限を意識することが重要です。]]>