Salesforceのワークフローとは？ワークフロールールの基本設定の仕方

【Salesforce】ワークフローについて理解しよう

業務で使用するシステムとしてSalesforceを導入された中には、日々、営業報告や商談状況、受注情報などを従業員に入力させているという企業も多いです。 ただ、そういった企業の方の中には、従業員に入力させてデータが蓄積していっているのはいいけど、集まったデータをうまく活用できていないというお悩みをお持ちのケースも多いです。 手間をかけて貴重な情報を登録させたのであれば、登録したデータを日々の営業活動や業務改善・効率化に活かしたいものです。 Salesforceを導入したけど、まだ活かしきれていないという方はぜひ、この機会に便利な機能「ワークフロー」を活用してみましょう。

ワークフローって何

ワークフローは、レコードがあらかじめ指定した一定の条件と合致する時に、自動で指定した動作を起こすようにする機能のことです。 具体的な例で説明すると、Salesforceで構築したシステムを使って、担当者が予算申請をおこなった時に50万円以上の申請であれば課長へ、100万円以上の申請であれば部長まで申請をチェックしてもらうように促すTodoを自動で作成するというような形のものです。

Salesforceのワークフローは一体、何に役立つの

ワークフローという機能を導入したら、どんな風に便利なのか分からないと疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。 ワークフローをあらかじめ設定しておくと、社内の手続きやその他、今まで面倒だったプロセスを自動で実行することができるので業務効率の改善に役立ちます。 その結果、これまで手動でしていた作業時間をほかの業務に充てることができ、生産性のアップにもつながります。 ここからは具体的な例をあげて紹介いたします。例えば、Salesforceを使って、会社のホームページを構築している場合で考えてみましょう。 お問い合わせフォームからお問い合わせが入ってきた時に、ワークフローのように自動化する機能がなければ、管理者がお問い合わせの内容を確認して、内容ごとにわざわざ、それぞれの担当部署へ転送したり、問い合わせが来ていることを知らせる必要がありました。 大きな企業で顧客や取引先など毎日かなりの量の問い合わせがあると、場合によってはこうした処理だけに人員を配置する必要さえありました。 しかし、ワークフロー機能をつけておけば、問い合わせの際はその内容や種類に応じて、商品やサービスについての問い合わせなら営業部へ、配送についての問い合わせなら物流部門へといった具合に事前に設定しておいたルールで指定した担当者に確認するよう自動で促せます。 そのため、メール転送や問い合わせがあったことを知らせるなどの手間を省き、本来の業務に集中できる環境ができます。

ワークフロールールを構成するコンポーネント

ワークフロールールは、文字通りワークフローのルールで、Salesforceを使って業務の自動化をするのに必要なものです。ワークフロールールには、2つの主要なコンポーネントがあります。 1つは条件で「if」に相当します。この条件「if」に合致してはじめてアクションが起こされます。 そして2つめが、アクション「Then」です。指定した条件を満たした時におこなうアクションが「Then」の部分となります。 ワークフローでは構成するコンポーネントである条件「if」とアクション「Then」の2つがなければワークフロールールは成り立ちません。 この2つで「もし〇〇なら（If）□□する（Then）」とワークフロールールを設定することで、アクションを起こさせることができます。ワークフロールールを使うメリットとして、コーディングしなくてもプログラムを作成できるという点があります。

ワークフロールール基本設定の仕方

ワークフロールールを設定する場合、はじめに、ワークフロールールを設定したいオブジェクトを決める必要があります。設定、プロセスの自動化、ワークフローを開いて、新規ルールをクリックします。 ここで、オブジェクトのプルダウンメニューから商談やアンケート、Todoなど希望のオブジェクトを決定し、その後、ルール名と評価条件、ルール条件を設定します。 ワークフロールールの設定はここまでで完了となりますが、このままであれば、Salesforceでの自動化は機能しません。 自動化させるには必ず、ワークフロールールにアクションを設定しておく必要があります。 条件設定だけ終えて自動化できると安心していたら、実際は自動化されていなくて業務に支障が出たなんてことがないよう、アクション設定がおこなわれているか、しっかりと確認するようにしましょう。 アクションの設定は、ワークフローアクションの追加をクリックして設定することができます。

ワークフローには制限がある

Salesforceでは、組織内ルール数や時間トリガーとアクション数、アクティブなルール数を制限しています。ワークフローを利用できる場所は、LightningExperienceとSalesforceClassicで、利用できるバージョンはEnterpriseやPerformance、Unlimited、Developerです。 ここからはワークフローの制限を具体的に見てみましょう。 まず、ワークフローでは1つのif・thenステートメントでのみ設定が可能という基本原則があります。そのため、複数のif・thenステートメントの場合、ワークフローは利用できないという制限があります。 次に、ワークフローでレコードタイプの作成をおこなえるのはTodoのみという制限があります。さらに、起動のタイミングとしては、各レコードが作成や編集された時に起動するようになります。 また、項目の更新をおこなえるのは、Salesforce上で申請や入力などの作業をおこなったユーザー自身と親レコードだけに限られています。 そして、Salesforceを利用される方の中には、社内の情報共有のためにChatterを利用したいと考えているケースも多いですが、ワークフローではChatterでの投稿ができないのでChatterでの投稿をおこなう場合は、ほかの機能を使って自動化する必要があります。 ワークフローを利用するうえで、併せて注意したいのが、レコードの削除ができないという点です。レコードを削除する場合は、フロービルダーを使う必要があります。

Salesforceのワークフロー以外ではできないこと

Salesforceで自動化をおこなうのに使用できる機能として、ワークフロー以外にはプロセスビルダーとフロービルダーの2つがあります。 今後、機能がバージョンアップしていた際には変わる可能性がありますが、現時点では、プロセスビルダーとフロービルダーでは実行できないけど、ワークフローで実行できるということが1つだけあります。 それが、コードを使わずにアウトバウンドメッセージを送信するということです。 これは具体的に紹介すると、Salesforceから外部のシステムへデータの送信をおこなうことができます。 なので、例えば通信販売と実店舗の両方を運営しているような企業で、Salesforceでネットショップを構築している場合、商品が売れて在庫が1つ減ると、その情報を自動的に店舗で使用している在庫管理システムへ転送し、在庫情報を共有することができるようになります。 これにより、在庫管理を適正に行うことができ、次の発注を起こすタイミングをコントロールしやすく、欠品をおこさないようにすることができます。

ワークフローを使用しSalesforceで自動化をしよう

Salesforceで自動化をおこなうのに、ワークフローを使用すると簡単に設定をすることができます。 そのため、条件や命令が単一でシンプルかつ簡易的に自動化をおこないたいという時にはワークフローの使用が可能です。 もし、複数の条件や複雑な形で自動化をおこないたいという時には、プロセスビルダーやフロービルダーを使う必要があります。 あらかじめどういった条件や設定で自動化したいのかが決まっていれば、ワークフローを使って自動化するのか、それ以外の機能を使うのかを判別できます。そのため、事前にしっかりと自動化する内容について協議し、決定しておくことをおすすめします。]]>