AWS WorkDocsとは？WorkDocsのメリットや使い方について紹介

AWS WorkDocsとは？

Amazonのサービスを利用して、ファイルを管理または保存領域にアップロードできる、クラウドストレージサービスです。 デバイス機器の制限がなく、他のユーザーとの共有が簡単にできます。類似サービスとして、Microsoft OneDriveやGoogle Drive、Dropboxなどが挙げられます。

AWS WorkDocsのメリット

会社または個人で、サーバーの設置およびストレージ管理をしなくても、Amazon側で管理、運用してくれるため、コストの削減が可能です。 ユーザーアカウント登録時に、デフォルトで1TBのストレージ容量が設定され、データ容量が重い写真や動画ファイルなど安全に格納できます。 また、ユーザーがファイルやフォルダに対して何らかの作業時や、作業を実施した履歴を後で管理できます。

AWS WorkDocsの安全性

ファイルやデータを転送する際に、SSLで暗号化されるため、保存時のデータセキュリティを安全に確保します。 AWS WorkDocsでは、多要素認証（MFA）がサポートされ、セキュリティレベルを高くできます。ユーザー側には、ユーザー名やパスワードのほかに、ソフトウェアトークンを使用して、OPT（ワンタイムパスワード）を入力するとログイン可能です。 また、AWS WorkDocsユーザーがファイルやフォルダを削除すると、ごみ箱に60日間保持されます。

対応デバイスの紹介

AWS WorkDocsは、デスクトップコンピューター、ノートパソコンはもちろんのこと、Android、iPhoneやiPadに対応しています。 無料のアプリケーションをダウンロードすることにより、場所を問わずファイルにアクセス可能です。さらに、オフライン状態で編集や変更作業した場合、インターネットに接続することで、AWS WorkDocsと同期します。

アップロード可能なファイルサイズ

1ユーザーがアップロードできるサイズは最大5TBまでアップロードが可能です。 しかし、デフォルトでのストレージ容量は1TBのため、容量が超えると自動的に課金されます。なお、WindowsやmacのSyncクライアントを使用して、ファイルのアップロードやダウンロードを実施します。

ファイル制御

AWS WorkDocsユーザーは、ファイルに対するアクセスを制御できます。 ファイルに対してロック機能を掛けることにより、ダウンロードや印刷などの操作を禁止にすることが可能です。 ロックされたファイルは、編集や変更を入れても上書きされません。ファイルの所有者がアンロックすると、編集や変更が可能になります。

ファイルのバージョン管理

ファイルを更新および保存するたびに、バージョン情報が更新（作成）されるようになっています。 さらに、AWS WorkDocs機能により、過去のバージョン情報を簡単に追跡することが可能です。

コメント機能

AWS WorkDocsではファイルに対して、スレッド型の対話形式のコメントができます。 現在のファイルステータスをコメントで詳しく説明し、外部ユーザーが見てもわかりやすいよう、コメントをメッセージとして残すことも可能です。

通知

コメントを追加したとき、共有したいユーザーにタグを割り当てることで、ユーザーに通知できるようになります。 通知する際に「@ユーザー名」で、メッセージを送れます。

検索

AWS WorkDocsのSmart Search機能を使用すると、ファイルの検索ができます。 検索する際は、ファイル名やフォルダ名で検索可能です。また、絞り込み検索で、コメントやラベル、日付、更新日など、特定のキーワードで検索ができ、ファイルの作成や編集が柔軟に対応できます。

リンクの共有

フォルダやファイルを共有可能な状態にして、他のユーザーにリンクを送れます。 リンクを作成する場合は、AWS WorkDocsユーザーまたは他のユーザーに限定でき、リンクの有効期限や4桁のパスワードを設定できます。

外部ユーザーの招待

外部ユーザーを招待する場合、ユーザー名、グループ名、Eメールアドレスをそれぞれ設定でき、入力することによって、ファイルを閲覧および共有できるようになります。 招待する際には、メッセージを付けて、個別リクエストやフィードバックを設定できます。また、AWS WorkDocsユーザーは外部ユーザー用のゲストアカウントの作成が可能です。

タスク管理

AWS WorkDocsの機能でTasksを使用すると、保留中ファイルやアクセス権の割り当てを管理できます。 AWS WorkDocsユーザーまたは外部ユーザーが現在、作業中のファイルや共有、公開している情報などを表示でき、管理者側にアクションをリクエストできます。

WorkDocs Drive

WorkDocs DriveはAWS WorkDocsの機能で、Windows OSやmac OSに組み込みできる、デスクトップアプリケーションです。 AWS WorkDocsに保存されているファイルやフォルダをお気に入り登録すると同期でき、ネットワークを接続しない状態で、簡単にアクセスできます。 WorkDocs Driveを使用すると、現在取り扱っているドライブにファイルやフォルダを編集、追加、変更ができ、作業終了時にWorkDocs Driveと使用しているデバイスが自動的に同期されます。 各OSのバージョン情報とセットアップ方法については、公式サイトで閲覧可能です。

AWS WorkSpaces

AWS WorkSpacesはAWSの機能の一部で、WindowsまたはLinuxのデスクトップ画面を提供するマネージド型デスクトップソリューション（DaaS）です。 AWS WorkSpacesを使用すれば、デフォルトで1ユーザーにつき50GBのストレージ容量が含まれるため、AWS WorkDocsに保存されたファイルを簡単にアクセスできます。 また、WorkDocs Driveをインストールすれば、AWS WorkDocsへのアクセス権が自動的に付与されます。

AWS WorkDocs Companion

AWS WorkDocs Companionとは、AWS WorkDocsウェブクライアントに接続し、pdfファイルやテキストファイルを編集できるアプリケーションです。 ファイル保存時には、AWS WorkDocs保存され、手動でダウンロードやアップロードする必要がなくなり、クリップボードにコピーされるリンクを使用して、そのままファイルを共有するのが可能になります。

AWS WorkDocsの使い方

AWS WorkDocsにはパッケージ化されているスターターキットがあり、公式サイトからチュートリアルが公開されています。 本記事では、導入するための一部を紹介いたします。

AWS アカウントセットアップ

AWS WorkDocsのサービスを利用する前に、AWSアカウントを登録する必要があります。 すでにAWSアカウントが登録されている場合は、再登録の必要はありません。

AWS WorkDocsチュートリアル

公式サイトからAWSアカウントでログインした後、クイックスタートを押すことでチュートリアルが開始されます。 標準セットアップが終了すると、自動的にVPC（仮想ネットワーク）で接続されます。

AWS WorkDocs SDK

AWS WorkDocs SDKとは、AWS WorkDocsを含むソフトウェア開発キットです。 1つのパッケージに、AWS WorkDocsのAPIが提供され、ファイルやフォルダの設置、アクセス権限、およびドキュメントが含まれています。 ここではAWS WorkDocs SDKの一部を紹介します。 AWS WorkDocs SDKには、管理者およびユーザーのフルアクセス権の設定、コメント管理、メタデータなど、管理側の画面とユーザー側の画面を分けて提供できるAPIが含まれています。 API操作時には、モニタリングやコール設定、ログファイルの配信が可能になり、管理するユーザーの通知または警告も設定可能です。通知や警告されたユーザーは、デバイスを通して連絡され、柔軟に情報を展開および共有できます。

AWS WorkDocsの料金

AWS WorkDocsには無料利用枠があり、AWS WorkDocsアカウント作成から30日間利用可能です。 AWS WorkDocsの無料利用枠を一部紹介します。 最大50ユーザーまで登録でき、1ユーザーあたり1TBのストレージ容量が使用可能です。また、外部ユーザーにファイルやフォルダを共有できるように招待できたり、データ損失防止のため、データのバックアップサービスなどもあります。

まとめ

AWS WorkDocsはファイルやフォルダの整理や共有に欠かせない、クラウドストレージサービスの一つであり、誰でも構築できるのが魅力です。 本記事で紹介した内容以外にも、たくさんの便利機能や特徴があります。もっと詳しく知りたいかたは、公式サイトなどでぜひ調べてみてください。]]>