Salesforce 公開グループを使ってアクセス設定をしよう

Salesforce 公開グループとは

Salesforce公開グループとはアクセス設定やセキュリティ目的で利用するユーザ設定のことです。

一連のユーザで構成されており、グループには個々のユーザやその他のグループ、特定のロールや特定のテリトリーのユーザを含めることができます。ロールやテリトリーはその下位の全てのユーザを含めることもできます。言い換えると“あるユーザのまとまり”がグループとなります。

特定のアクセス権や共有ルールなどを適用する際に、通常のロールやテリトリの権限のみでは要件を満たすことが難しいケースがあります。

組織横断の一時的なプロジェクトメンバーに対するアクセス権の付与などがこれにあたります。

その際に公開グループを利用すると、ユーザ単位、またロール単位でピンポイントにグループを作ることができます。

そのグループに対して個別のアクセス権の付与を行うことが可能になります。

Salesforce公開グループを利用してできること

Salesforce 公開グループは、以下のような方法で使用することができます。

・共有ルールに基づいたデフォルトの共有アクセスを設定する

・他のユーザとレコードを共有する

・他のユーザが所有する取引先責任者の同期を指定する

・Salesforce CRM Content ライブラリに複数のユーザを追加する

・Salesforce ナレッジの特定のアクションにユーザを割り当てる

公開グループ設定手順

では公開グループの設定手順を確認していきましょう。

1 .設定＞ユーザ＞公開グループを選択します。

2. 新規ボタンをクリックします

3. 表示ラベルやAPI参照名によるグループ名を設定後、グループに含めるメンバーを選択していきます。ロールやユーザ名で検索を行うことで選ぶことができ、選択対象のユーザやロールは“選択済みのユーザ”に移動します。

4.グループのメンバーを追加・削除できる代理管理グループを指定します。

5.指定完了後、保存ボタンをクリックするとグループの作成が完了します。

公開グループ設定時の考慮事項

ではどんなことに注意してグループの作成を行えば良いでしょうか。 公開グループの作成は必要最小限にするようにしましょう。 数が多くなると管理が難しくなり、アクセス権の状況の把握が困難になります。またユーザの追加・削除に付随する作業工数が増大するため、必要最小限の作成とするようにしてください。

[階層を使用したアクセス許可] を選択し、ロールを前提とした設定の形式を取るようにしましょう。

おわりに

いかがでしたでしょうか、今回はSalesforce公開グループについて解説をしていきました。

公開グループを利用することで、ロール等で解決できないアクセス権の課題について対応することができます。公開グループの設定をうまく活用し、日々のSalesforce運用に役立てるようにしましょう。]]>