Salesforceの重複ルールとは？概要や設定方法を紹介します！

Salesforce 重複ルールとは？

重複ルールとは、ユーザーが重複するレコードを登録しようしたときや、重複レコードを表示したときに、画面上でどう対処するかを定義する設定のことです。 標準オブジェクトであれば、取引先、取引先責任者、およびリードには標準重複ルールが用意されています。またその他オブジェクトに対しても、カスタマイズで重複ルールを作成することができます。

なぜ重複管理をしなければいけないのか？

Salesforceで管理されるレコードが一つでなく重複ばかりだと、ユーザーのデータに対する信頼をなくし活用されなくなるだけでなく、自社の評判を下げることにも繋がります。 例えば、法人の取引先の登録が重複している2つのレコード（取引先Aと取引先A’が）あったとします。営業の方は取引先Aに対して活動や商談を登録しています。しかし内勤者が誤って取引先A’の情報を参照して問合せや事務処理を行うと、営業の方からの正確な商談情報が伝わらずトラブルに繋がります。 また、エンドユーザーのお客様に対しても同様です。コールセンターで問合せを受けた際、同じお客様のレコードが重複し2レコードあると、誤った方にを登録してしまうことがあります。すると、コールバックする相手を間違えてしまうため、更なるトラブルに発展してしまう可能性もあります。 このようにSalesforceにおけるレコードの重複管理は、データ整合性の維持だけでなく、取引先やお客様からの信頼にも繋がるとても重要なことです。

Salesforceにおける重複ルールの概要

重複ルールを設定するにあたっては、次の2つの設定を組み合わせて作成します。 １．一致ルール 一致ルールとは、重複レコードを見つけるための基準のことです。 例えば・・ ・法人取引先に保存されたメールアドレスが一致した時 ・責任者に保存された電話番号が一致した時 ２．重複ルール 重複ルールとは、前述の一致ルールに合致したレコードが表示もしくは登録・変更されるときに、実行されるアクションのことです。 例えば・・ ・アラート（警告）を表示させ、ユーザーに重複の存在を知らせる（保存を許可） ・エラーを表示させ、ユーザーに重複の存在を知らせ、保存を不可とする

一致ルールの設定方法

カスタム一致ルールの作成手順は下記の通りです。 １．[設定]ギアから、[クイック検索]に[一致ルール]を入力して検索します。 ２．[一致ルール]をクリックします。 ３．[新規ルール]または[編集]をクリックします。 ※[編集]をクリックする際、そのルールが無効である必要があります。 もし有効である場合は、無効化してください。 ４．この一致ルールを適用するオブジェクトを選択して[次へ]をクリックします。 ５．ルールの名前と説明を入力します。 ６．一致条件を入力していきます。（どの項目をいかに比較するかを設定します） ・項目を選択します（合計10個まで） ・一致メソッドを選択します（完全 or あいまい） ７．６の手順で複数一致条件を入力した場合は、[検索条件ロジック]を入力します。 ８．ルールを保存して有効化します。 ※この時、有効化プロセスに時間のかかる場合があります。 ９．一致ルールの使用準備ができると、メール通知が送られてきます。 １０．最後に、一致致ルールを有効化します。 この手順を行うことで、次に説明する重複ルールと重複ジョブで使用できるようになります。

重複ルールの設定方法

次はいよいよ重複ルールの設定手順をご説明します。 １．[設定]ギアから、[クイック検索]に[重複ルール]を入力して検索します。 ２．[重複ルール]をクリックします。 ３．作成するには、[新規ルール]をクリックし、ルールを適用させるオブジェクトを選択します。 編集するには、編集するルール名をクリックし、[編集]ボタンをクリックします。 ４．ルール名、説明、レコードレベルセキュリティなど、ルールの詳細を入力します。 ５．ユーザーが重複レコードを保存しようとしたときの動作を選択します。 ・アラートは、保存するユーザーに対し、警告を表示させます。 ・レポートは、重複に関するレポートが作成されます。 ・アラートテキストは、アラート表示する際、同時に表示される注意喚起文です。 ６．[一致ルール]セクション内にある、[取引先の比較対象]に比較するオブジェクトを選択します。 ７．レコードをどのような基準で重複と判断するか、[一致ルール]を選択します。 ※選択リストには、選択されたオブジェクトで使用可能関な一致ルールがすべて含まれます。 ※もし設定したい一致ルールが表示されない時は、[有効化]されているか確認してみてください。 一般的な重複ルール設定作業は以上です。 －Tips 設定した重複ルールを表示させる、ルールで定義されたオブジェクトの「参照」権限がユーザーに必要です。

Salesforce 重複ルールを活用しよう！

今回は、Salesforceの重複ルールについて紹介しました。 今回のポイントは「一致ルール」と「重複ルール」の設定でした。システム管理者でも、この2つを混同して覚えていたり、設定方法に混乱したりすることもあります。Salesforce上に重複したレコードを存在させないように是非設定方法をマスターしておきましょう。]]>