Salesforceで利用できるメール機能とは？利用方法と機能をご紹介

Salesforceでメール機能は利用できるの？

Salesforceにはメールの送受信を行える機能が備わっています。Salesforceは、企業が抱える顧客や案件の管理を行なって商談時に利用したり、売り上げの予測やレポートを作成して分析を行い、戦略を立てたりと、営業やマーケティングでの利用がメインとなるサービスです。 営業においては商談前後で顧客とのやり取りが発生しますが、その際にメールを利用することもあります。通常メールを利用する場合は、顧客管理ツールとは別にメールソフトやWeb上のメールサービスの画面を開いてメールの閲覧や作成をします。

Salesforceのメール機能を利用してツールを一元管理

Salesforceのメール機能を利用することで複数ツールに渡って行う業務をシンプルにできます。 通常、顧客管理ツールとメールソフトの間には関連性がないため、ある顧客と行なったメール上のやり取りを別途顧客管理ツールで対象顧客の情報を開き、履歴やメモとして残すという二度手間のような状態が発生します。 2つのツールを開いているだけであればまだしも、業務に付随するツールが他にもある場合は様々なツールを開き過ぎてミスを発生させてしまったり、業務効率が悪くなってしまうことがあります。 Salesforceはメール機能が利用できるため、営業部門等で良く使われるツールをまとめられます。

Salesforceのメール機能を初めて使うには

Salesforce上でメール機能を初めて利用する際は「メール to Salesforce」を有効にする必要があります。Salesforce画面の検索欄で「メール to Salesforce」を検索し、検索結果として出てきたら「編集」をクリックします。 「有効」のチェックボックスにチェックを入れ、「保存」をクリックします。「メール通知をユーザに送信する」という画面で「スキップ」をクリックし、「私の設定」あるいは「設定」から「私のメール to Salesforce」をクリックします。 Salesforceで利用するメールアドレスを設定し、「メールの関連付け」の項目で「関連するsalesforce.com レコードに自動的に割り当てます」を選択します。その他項目に必要に応じてチェックを入れ、最後に「保存」をクリックして完了です。

Salesforceのメールの仕組みについて

Salesforceはメールサーバー機能が備わっているわけではなく、メールサーバーからメールデータをリレーしている仕組みであるため、Salesforce上でメールの送受信を行う場合も別途メールサーバーが必要となります。 GmailやOffice365と連携する場合は、各々のメールサーバーが利用されます。これらのサービスを利用していない場合は、メールが利用できるレンタルサーバー等のサービスが必要となります。

Salesforceでメールをする場合どんな機能が利用できるの？

Salesforceのメール機能は、単純な送受信はもちろんその他様々な機能が利用できます。その機能の一つが一括送信です。Salesforce上で管理している顧客に対して営業メール等を一括で送信できます。 またメールのテンプレート作成機能もあります。フッターに必ず企業の情報を入れたい場合、書き出しが固定の場合等に有用です。 GmailやOffice365といった外部メールサービスと連携することもできるので、便宜上社内でどうしても外部メールサービスを利用しなければいけない場合等も安心です。なお一部別料金が発生するサービスもあるのでご注意ください。 Salesforceのワークフロー機能と併用することで、ワークフロー内で指定した条件に合致した際に、あらかじめ設定しておいたメールを自動送信させることもできます。

Salesforceのメールを利用して効率的に仕事をしよう！

Salesforceのメール機能は営業やマーケティング部門での利用がメインとなりますが、メール対応を行う自社製品やサービスのサポート部門にも取り入れることで、両部門間で情報の共有をSalesforce上で行えるようになります。 部門間のツールを統一することでコミュニケーションの円滑化にも繋がり、各々の仕事効率をアップさせやすくなります。ぜひSalesforceのメールの利用方法を覚えて、さらにSalesforceを活用してみてはいかがでしょうか。]]>