【転職の面接前】エンジニアがメールの送信時に気を付けるべきポイント

転職活動の最中は面接の調整や選考の連絡など多くの場面でメールを利用します。メールのやり取りにも面接のように気を付けておくべきマナーが存在しています。
今回は面接前に注意したいメールのマナーを見ていきましょう。

企業への返信メールの構成

一般的にメールは次のような内容で構成されています。

ToとCC

これはいわゆる送信先です。Toはメインとなる送り先で、CCは確認や共有のための送り先です。
転職や面接関係のメールでCCにアドレスがあったら共有のため全員に返信します。

件名

転職と面接に限った話ではありませんが、返信する際は件名をそのままにしておきます。

宛先

文頭には必ず宛先を書きます。
会社名、部署、肩書き、相手のお名前という順が基本です。特に転職や面接関係のメールでは会社名や部署名を省略せずしっかり記載してください。

挨拶

宛先の次には挨拶文を入れます。
「お世話になっております」という言葉と、自身の名前という挨拶文を入れておいてください。また、そこに自分が選考中であることを明記するのも良いでしょう。

本文

本文は正しい言葉遣いで書きます。適度に改行を入れ、誤字脱字がないよう何度も確認します。自分で書いた文章に自信がなければ誰か別の人に確認してもらうのも良いでしょう。

締めの挨拶

文の最後には必ず締めの挨拶を盛り込みます。「何卒宜しくお願い申し上げます。」と丁寧な言葉で締めくくりましょう。

署名

メールの文末には誰が送ったメールなのかがわかるよう必ず署名を入れます。住所や氏名、電話番号など基本的な連絡先を記入します。

エンジニアがメールで気を付けるポイント

次はメールで連絡をする際に気を付けておきたいポイントを紹介します。

業務用のアドレスは使わない

会社など業務で使用しているアドレスはあくまで業務用のものです。トラブルを避けるためにも転職に関するメールはプライベートのものを利用してください。

件名と本文は明確にする

件名と本文を簡潔かつ明確にすることで、円滑にやり取りをすることができます。

本文を残して返信

メールを返信すると文末に返信したメールの内容が残ります。履歴を簡単に追えるよう、メールの内容はそのままに返信してください。

署名を忘れない

署名がないメールは誰から送られたものか不明になることがあります。必ず署名を入れるようにしてください。

メールは送信前に一度確認してから送ってください

転職活動でやり取りする場合のメールの送り方はさほど難しいものではありません。相手の立場に立ち、読みやすく丁寧なものとなるよう必ず自分で一度確認してから送信するようにしましょう。
誤字脱字はもちろん、署名などの細かい部分まで確認し、失礼のないメールを心がけてください。