Salesforceにおけるレコードタイプとは？デフォルト設定は可能？

Salesforceの特徴とは？

こちらでは今回ご紹介するSalesforceについての簡単な概要と特徴をご紹介します。 Salesforceは2000年に設立した株式会社セールスフォース・ドットコムより提供されている統合CRMプラットフォームです。 取引先を中心にセールス情報やサポート情報などを紐づけることで、社内のあらゆる部署のデータを一元管理することができる製品です。 例えばサポート部門で商談の芽になりそうな情報を手に入れた場合、Salesforceに登録しておくことで、営業部門がその情報を見て新たな商談につなげるといったように、部署をまたいで情報を共有することで、会社の成長に貢献することができます。 複数の部署で利用するという点から、各部署で必要な情報が異なる場合、今回ご紹介するレコードタイプを利用することで、そのような要望に細かく対応できるようになります。 レコードタイプのデフォルト設定についても併せてご紹介します。

Salesforceにおけるレコードタイプとは？

こちらでは、Salesforceにおけるレコードタイプの概要について簡単にご紹介します。 レコードタイプとは簡単にいうと、一つのオブジェクトを異なる部署間で流用する仕組みのことです。 例えばサポート部門と営業部門で取引先オブジェクトにて利用する項目が違うという場合、レコードタイプを分けることで、サポート部門専用の項目であったり、営業部門専用の項目の表示制御を行うことができるようになります。 さらに具体的にいうと、商談に関する項目などの情報は営業部門では必要であっても、サポート部門には不要といった場合もあるでしょう。 その際は営業部門とサポート部門でレコードタイプを分けて、営業部門にのみ商談関連の項目を表示させ、サポート部門が参照したときは商談関連の項目を非表示にするといった制御が可能になります。 このように、レポートタイプを分けることでオブジェクト数を節約するだけでなく、保守作業の軽減化を実現することができます。

レコードタイプでできることは？

こちらでは、Salesforceにおけるレコードタイプでできることについて、簡単にご紹介します。 レコードタイプで多くの制御を行うことができますが、今回はその中でも主要な制御についてご紹介します。 一つ目は、マスタ選択リストの管理です。マスタ選択リストの管理とは、ドロップダウンリストなどの選択リストのリスト値をレコードタイプごとに制御できるということです。 例えば、ある特定の選択リスト項目において、営業部門ではAAAとBBBという選択値を表示させたいが、サポート部門ではAAAとCCCという選択値を表示させたいといった場合、レコードタイプをわけることでこれらの要件を満たす制御を行うことができます。 二つ目は、先ほどご紹介した通り画面項目の表示制御が可能ということです。営業部門にだけ表示させたい項目、サポート部門にだけ表示させたい項目の表示制御をレポートタイプを分けることで実現可能になります。

レコードタイプのデフォルト設定とは？

これまでレコードタイプの概要とできることについて、簡単にご紹介してきましたので、次はレコードタイプのデフォルト設定について、簡単にご紹介します。 先ほどご説明した通り、営業部門とサポート部門でそれぞれの方が利用する場合、操作している担当者によってデフォルトのレコードタイプを設定することができます。 例えば、レコードタイプのデフォルト設定を実施せず取引先オブジェクトの新規レコードを作成する場合、レコードタイプ選択画面が最初に表示されます。 しかし、レコードタイプのデフォルト設定を設定した状態で取引先オブジェクトの新規レコードを作成する場合、レコードタイプ選択画面は表示されず、事前に設定されたレコードタイプで画面が表示されます。 では、レコードタイプのデフォルト設定はどのように行うのか、についてご紹介します。

レコードタイプのデフォルト設定の実施方法について

こちらではレコードタイプのデフォルト設定の実施方法について、簡単にご紹介します。 レコードタイプのデフォルト設定は、プロファイルに紐づきます。つまり、ユーザに紐づいているプロファイルごとに使えるレコードタイプとデフォルトのレコードタイプを設定することができます。 レコードタイプのデフォルト設定方法としては、レコードタイプ作成時にまずはどのプロファイルで利用できるのかを設定します。その後、設定したプロファイルに対して、その中でどのレコードタイプをデフォルト設定にするのかを選択します。 ここで設定したデフォルト設定は、プロファイル画面からも変更可能です。

レコードタイプについて正しく理解して使いこなそう

今回はSalesforceにおけるレコードタイプについての概要とデフォルト設定について簡単にご紹介しました。 レコードタイプを利用することで、項目の表示制御や選択リスト値の表示制御など細かな設定が可能であることや、デフォルト設定を事前に行うことで、入力時の付加を軽減することができることもわかりました。 Trailheadなどでもレコードタイプについて学習することができますので、ぜひ正しく理解して使いこなしましょう。]]>