Salesforceでスケジュールを登録・管理する方法をご紹介

Salesforceでスケジュールを登録や管理するとは？

Salesforceの機能の中にスケジュールがあります。

Salesforceのスケジュール機能は特定の時間に行いたいことを登録する、登録したものを一覧で見ることができる便利なものです。

例えば、カレンダー機能で商談の予定日や行動をスケジュールで確認する、ApexというSalesforce専用のプログラミング言語を用いて業務を登録する、指定した時間に作業を行うようにするといったことが可能になります。

また、開発者コンソールからSalesforceの登録をすることで10分ごとなど微妙なスケジュール登録をすることができます。

Salesforceにおけるスケジュールの概要

Salesforceには、Apexを用いてスケジュールを登録する方法とカレンダーを用いてスケジュールの一覧を見る方法があります。 Winter ’10 API バージョン17.0からSalesforceではApexを簡単にスケジュールに登録ができるようになりました。

「Apex Scheduler」といいます。

スケジュールはカレンダーから一覧表示されるようになりました。各データが日付ごとに見られるので、管理しやすくなりました。カレンダーから登録する方法をご紹介します。

Apexをスケジュール

Salesforceは、Apexを用いてスケジュール設定ができます。 具体的には、まずApexクラスにスケジュールしたいことをインターフェースのexecuteメソッドに処理として書きます。プログラムのコードの例は下記です。

global class Schedule implements Schedulable {
   global void execute(ScheduleContext SC) {
 　//スケジュールを実行させたい処理内容
   }
}

インターフェースを書いて実行した後、アプリケーションを設定から開発、Apexクラス、Apexをスケジュールの順にクリックしていきます。スケジュールクラスとして設定されたApexが出てきます。

ジョブ名、Apexクラスの項目の下にあるApexの実行をスケジュールの項目部分で、曜日を選択、日にちを選択、期間や開始時刻を書きましょう。

どうしてもプログラムコードを使用するのに苦手意識がある場合、カレンダーを使用したスケジュール登録方法も記載しています。

カレンダーからスケジュール登録

Salesforceの機能の中にカレンダーがあります。

カレンダー機能は、Apexでスケジュールを登録するよりプログラムコードを使用しない分、簡単にスケジュールを登録できる方法です。

下記で一例として「新規行動」と「新規ToDo」で登録する方法と、どのようなときに登録するかご紹介します。

新規行動でスケジュールを登録

カレンダーでスケジュールを登録する際、アイコンを使い分けて登録することができます。

Salesforceでスケジュールをカレンダーから登録する場合、Lightning Experience画面から登録します。右上の「グローバルアクションメニュー」から「新規行動」を選択します。

登録画面に移動するので、件名、開始と終了で日付と時間をそれぞれ入力します。取引先の名前や関連先、名前（自分やその取引の代表者）、場所などを入力して保存を押せば完了です。

カレンダーから登録が確認できます。左下に「詳細」があるので詳細から編集に移動し、説明で行動の詳しい情報を記入することもできます。

例えば13時から15時まで会議があるとき予定をスケジュールに入れておけば忘れることなく作業に取り組めるでしょう。

新規ToDoでスケジュールを登録

新規ToDoからスケジュールを登録することもできます。

また、資料作成の予定をスケジュールに登録する方法もご紹介します。例えば15時に資料を作成する予定をスケジュールに登録する場合、右上の「グローバルアクションメニュー」から「新規ToDo」を選択しましょう。

「新規行動」と同じように件名、開始と終了で日付と時間をそれぞれ入力します。任命先の名前や関連先、名前（自分やその取引の代表者）、状況などを入力して保存を押せば完了です。

「新規行動」と「新規ToDo」ではアイコンが変わるので行動を使い分ける際に便利です。

状況に応じて、「編集」からアラーム機能をつけるのもいいでしょう。新規行動から登録したスケジュールは赤いアイコンで、新規ToDoから登録したスケジュールは緑のアイコンです。

Salesforceにおけるスケジュールの注意点

Salesforceでスケジュールを登録や管理するときには注意する点があります。

Apexで登録するときは1時間ごとにしか登録できず、カレンダーから登録するときは、一覧が見にくいなどのデメリットがあります。

1時間ごとにしか登録ができないと30分、50分などの時間で登録したいときにできず困ることも多いでしょう。

また、カレンダーから予定の一覧が見にくいと何時にどこで予定があるかわからずに困ります。 下記にApexで30分などの微妙な時間に行動を起こすスケジュール設定をする方法やLightning Experience画面でカレンダーを見やすくする方法を説明します。

開発者コンソールを使う

Salesforceのスケジュール登録でApexで登録するときは注意が必要です。Apexではインターフェースが1時間ごとでないと設定ができません。

30分など分刻みに動かすことができません。30分ごとにリードに一括でメールを送るのも不可能です。

どうしてもSalesforceに分刻みでスケジュールの登録したいときは、「開発者コンソール」の設定をします。開発者コンソールは匿名実行でスケジュールの設定が可能です。設定には下記のコードを使用します。

system.schedule(スケジュール名(ラベル),実行のタイミング,実行するクラス);

実行する順は秒、分、時間、日、月、週、年と小さい順に書いていきます。

また、特殊文字も存在します。

・「,」は値を区切る特殊文字です ⇒FEB, MAR, JUN等

・「_」は値の範囲を指定します ⇒FEB_JUN等

・「?」は値を指定しません ⇒Day_of_month やDay_of_week等 コードを利用して設定する例は下記になります。

//毎日午後10時半に実行 system.schedule(‘テストスケジュール’, ‘0 30 22 * * ?’, new ScheduleTest());

もしも30分ごとでスケジュールを登録したい場合は試してみることをおすすめします。

カレンダーの一覧を見やすく設定

Salesforceのカレンダーでスケジュールを管理する方法は、プログラムが苦手であっても登録しやすいです。

Lightning Experience画面で登録した活動、行動、ToDoにあたるスケジュールをカレンダーに表示します。

まずは、カレンダーの右下にある「私のカレンダー」の歯車アイコンをクリックします。「新しいカレンダー」が表示されるので選択します。カレンダー作成ページに移動するので、「商談」を選択し「次へ」で次のページへ移動します。

「カレンダーを作成2/2」に移動し、「開始用の項目」に日付の項目が表示されます。

「完了予定日（日付）」を選びましょう。

終了の項目、条件の適応、表示する項目名に必要な情報を登録して保存をクリックしてカレンダーの表示登録は完了です。

Salesforceのスケジュール機能を活用しよう

今回はSalesforceのスケジュール機能についてご紹介しました。

プログラムコードを使用してスケジュールを登録するApexやLightning Experience画面からカレンダーを用いてスケジュールを登録する方法があります。それぞれの注意点や解決方法も含めて紹介したので、この記事を参考に活用してみましょう。]]>