面接のメールの返信で気をつけること｜マナーや書き方もあわせて解説

面接におけるメールの返信について

この記事では転職面接におけるメールの返信について、詳しく解説していきます。大前提としてビジネスマナーを守り、面接先へ失礼のないように返信します。転職前の会社のローカルルールは通用しません。そのため再度ビジネスマナーを見直す必要があります。

メールのビジネスマナーを見直し、転職面接先へ好印象を与えましょう。

面接のメールの返信で気をつけること7つ

最初に、面接のメールの返信で気を付けることをご紹介します。メールの件名、Re:について、宛名について、本文について、読みやすさ、お礼や締めの文章、個人の連絡先についての7つです。

メールは、電話や面接に比べ軽視しがちですが、メールにも人柄が出ます。メールのマナーを守り、転職を成功させましょう。

1：採用担当者がわかりやすいよう件名を工夫する

最初は「件名」についてです。見落としがちですが、最初に採用担当者の目に入る大切な部分です。社内チャットやLINEなどでは件名を書くことがなく、どのような件名にするかわからない人や、件名の存在を忘れてしまう人も多いでしょう。

まず、件名を空欄にしてはいけません。そして件名欄は本文とはちがいます。挨拶欄ではありませんので、件名に氏名や挨拶はいりません。

採用担当者がわかりやすい件名にしましょう。

2：件名のRe：は残す

件名の「Re：」は残します。他社の人とのメールに慣れていないため、メール返信のたびにRe：が増えていくことに違和感を感じる人もいますが、基本的には残しましょう。Re：は返信のたびにRe：Re：Re：と増えていきますが、消さずに残します。

例外的に、転職面接先の採用担当者、メール相手がRe：を消すようならば、こちらも合わせて消します。

件名の「Re：」は基本的に残しましょう。

3：宛名は正式名称を使用し順番を守って書く

本文の最初に「宛名」を書きます。ここでは正式名称を使用し、順番通りに記入します。本文の最初に目に入る部分ですので、失礼があってはいけません。確実に正式名称を使用し順番を守って書きます。

株式会社を（株）と略してはいけません。社名は前株か後株か間違えないように注意しましょう。部署名も省略せず、正しく記入します。担当者氏名についても、さん付けではなく、様付けで記入します。

宛先の順番は、社名、部名、課名、担当者名の順です。順番を守り正しく記入しましょう。

部署名や課名は（自分の中で）省略できる名前の場合もありますが、転職面接先の名称の通りに正式名称で記入します。マーケティング部をマーケ部、人事コンサルティング部を人事コンサル部などと勝手に略してはいけません。

もし、採用担当者と面識があり、懇意にしている場合でも、正式名称を使用し順番を守ります。さん付けではなく、様付けです。

本文の宛名は正式名称を使用し、順番を守って書きましょう。

4：本文はそのまま使用する

メールにもよりますが、本文はそのまま使用します。メール返信のたびに本文下にそれまでの返信内容が追加されていきます。それを消さずに、返信します。

チャットやLINEでは本文がそのまま残ることはないため、消したくなることもありますが、メールでは前回内容等が残るため、採用担当者は見ています。返信時に前回部分を変えて返信することもマナー違反にあたります。

本文は消さずに使用しましょう。

5：担当者が読みやすい文章を心掛ける

採用担当者、面接担当者などメールを読む人が読みやすい文章を心掛けましょう。要点をまとめ、順序的にだれが読んでもわかる読みやすい文章にします。

長々とした時候の挨拶や、雑談、自分の日記のような文章はいりません。5W1Hを意識して、読みやすくします。

担当者が読みやすい文章を心掛けましょう。

6：お礼や締めの文を含める

お礼や締めの文を含めて返信します。日常の会話でも、挨拶やお礼を返事するように、メールでもお礼や締めの文を含めます。

具体的には「ご返信いただき、ありがとうございます」や「何卒よろしくお願い申し上げます」などの文章を含めます。

お礼の文は感謝の意を伝えるために、何度入れても大丈夫です。

癖で「よろしくお願いします」を多用する人もいますが、「よろしくお願いします」は1メールに1回から3回くらいで連続使用しないようにしましょう。

お礼や締めの文章で好印象なメールが返信できます。

7：個人の連絡先は必須である

転職においては、会社の連絡先ではなく、個人の連絡先を伝えます。転職面接先から現在の会社に電話や封書が来ては、現在の会社に迷惑が掛かります。そのためプライベートの連絡先を伝えます。

個人の電話番号や個人のメールアドレスがない場合は作りましょう。

また、文末に署名として連絡先を入れます。署名のテンプレートを作り、毎回返信メールの文末に、氏名と電話番号、メールアドレスを記入します。

個人の連絡先を忘れずにメールの文末に入れましょう。

面接に関するメールの返信に欠かせない4つのマナー

面接に関するメールの返信に欠かせない、次の4つのマナーをご紹介します。

意外と見落としがちな4つのマナーです。この記事をチェックして、採用担当者に不快感を与えない、マナーを守ったメール返信を心掛けましょう。

失礼のないメール返信をしましょう。

1：宛名から文章までチェックしてから送信する

誤字脱字のないように、宛名から文章までチェックしてから送信します。焦って返信したり、適当に返信したりすると、誤字脱字の可能性が高くなります。また、文脈にそっているのか、要点はまとめられているのかチェックしましょう。

面接の前までは、希望転職先の担当者と面識がない場合が大半です。そのため、採用担当者は履歴書や職務経歴書、メールで相手がどのような人か判断しています。誤字脱字の多い妙な文章のメールでは、印象が悪くなってしまいます。

宛名から文章までチェックしてから送信することで、印象を悪くしないように心掛けましょう。

2：早めの返信が礼儀である

もしが転職活動中まだ在職の場合、どうしても週末や休日にメールの返信をしがちです。しかし、メールは早めに返信することが礼儀です。

早めといっても、数分以内が必須というわけではなく、数時間から1、2日以内に返信するよう心掛けましょう。

面接日程や待遇など即答できないような内容のメールの場合、〇日以内に返答、〇日までといつまでに返事する旨のメールを早めに返信します。

ビジネスマナーでは早めの返信が礼儀です。

3：応募する企業にあわせて送る時間を考える

応募する企業にあわせてメールを送る時間を考えるよう心掛けます。メールは電話とは違い、いつでも相手に迷惑をかけることなく返信できますが、極力応募する企業の営業時間（就業時間）内にメールを送りましょう。

営業時間(就業時間)がわからない場合、平日の8時から18時の返信がおすすめです。働いていてこの時間帯に返信が厳しい場合、平日の午前中から20時の時間帯、休日の9時から18時がおすすめです。

メールはいつでも返信できますが、いつ返信したか、採用担当者は見ることができます。非常識な時間帯に返信すると、非常識なイメージを持たれる可能性があります。

可能な限り、平日の午前中の返信がおすすめです。

4：会社のメールは使わないようにする

現在就業している会社のメールは使わないようにしましょう。転職については会社の人事やシステム担当者に見られても良い内容ではありません。

また、応募先企業の採用担当者も会社のメールアドレスから転職関連メールがくると困ります。在職中の会社のメールで転職活動は行わないようにすべきです。

在職中の会社のメールアドレス以外持っていない場合、GmailやYahoo!mailなど無料で使えるメールアドレスを作ることがおすすめです。インターネット環境があれば作れます。

在職中の会社のメールアドレスは使わないようにしましょう。

メールで履歴書を送る時に守るべきマナー

近年はペーパーレス化の傾向からメールで履歴書や職務経歴書を送ることが増えてきました。メールで履歴書を送る時に守るべきマナーを紹介します。

まず、履歴書を使いまわさないことです。同じような業界、業種だからといって使いまわしはしないように心掛けます。使いまわしが露見すると手抜きや横着なイメージがついてしまいます。

次に、勝手にフォーマットを変えないことです。履歴書をメールで送る場合、希望企業から履歴書の独自のテンプレートが送られてくる場合があります。忠実にそのテンプレートにのっとり記入し送りましょう。採用担当者はテンプレート（マニュアル）に従えるのか、協調性を見ています。

また、写真の添付を求められた場合は希望企業の指示通りに添付します。スマホの写真加工アプリで加工した写真や、現実と違いすぎるもの、ビジネスシーンにふさわしくない写真は避けます。スーツやオフィスにふさわしい服装、髪型をした正面からの写真がおすすめです。

最後に履歴書をメールで送る場合、紙の場合と同じく、虚偽の記入をしてはいけません。誠実に事実をわかりやすく記入します。

メールで履歴書を送る時は紙で送る場合同様、ビジネスマナーを守りましょう。

面接におけるメールの書き方10パターン

面接におけるメールの書き方の例文を10パターン詳しくご紹介します。ビジネスメールに慣れていない人はコピペして参考にしてください。

要点をわかりやすく簡潔に、失礼のないようにメールします。送信前には見直しをして誤字脱字のないように心掛けます。そして面倒くさがらずに面接メールへの返信、面接メールへの返事を誠意を持ち対応しましょう。

どのようなメールでも誠実に早めに対応することが大切です。

1：面接に関する質問をしたい時

面接に関する質問をしたい時、以下の例を参考にしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

質問が3つあり返信しました。
ご返答の程よろしくお願い申し上げます。

１．面接日の必要な持ち物
２．東京オフィスで面接とありましたが、〇〇ビルの何階の方ですか
３．オンライン面接に変更可能でしょうか

ご返答の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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先に質問がいくつあるか書くことで、わかりやすくなります。

2：自ら日時を設定する時

自ら面接の日程を設定する時、以下の例を参考にしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
ご連絡いただき、ありがとうございます。

面接の希望日程をお送りさせていただきます。

○月○日（月）終日
○月○日（火）13時〜18時（18時には面接終了希望）
○月○日（水）終日
○月○日（金）10時〜12時（12時には面接終了希望）

ご都合は合いますでしょうか。
手前勝手で申し訳ございませんが、ご検討いただければ幸いです。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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相手を気遣いつつ面接の候補日をいくつか提示します。

3：企業からの日時の提案を承諾する時

企業からの日時の提案を承諾する時、以下の例を参考にしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
では、下記日時に貴社にうかがわせていただきます。

○月○日（水）：13時

お忙しいところお時間を作っていただき心より感謝申し上げます。
恐れ入りますが当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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日程を再度記入し、面接の時間を作ってもらったことに感謝しましょう。

4：再度企業からの日時の確認に返信をする時

企業から送られてきた日時確認メールへ2回目の返信をする時、以下の例を参考にしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
再度面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
では、下記日時に貴社にうかがわせていただきます。

○月○日（金）：10時
東京オフィス12フロア

お忙しいなか日程をご調整いただきまして、本当にありがとうございます。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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当日面接してもらえることに感謝しましょう。

5：提案された日時の変更を申し出る時

提案された日時の変更を申し出る時、以下の例を参考にしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

あいにく○月○日（水）は地方出張に出ております。
ご希望に沿えず、誠に申し訳ございません。

こちらの都合で申し訳ございませんが、
以下の日時であれば貴社にうかがえます。

○月○日（月）終日
○月○日（火）13時〜18時（18時には面接終了希望）
○月○日（水）終日
○月○日（金）10時〜12時（12時には面接終了希望）

ご都合はいかがでしょうか。

お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、
ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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差支えのない理由を説明し、いくつか候補日を再度提案します。

6：決定していた面接日の変更をお願いする時

提案された日時の変更を申し出る時、以下の例を参考にしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
先のメールにて〇月〇日（水）の14時に面接をお願いしておりました、山田です。

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、面接日程の変更いただくことは可能でしょうか。

本日、病院で新型コロナウイルスの診断を受け、2週間の外出禁止を言い渡されました。
体調管理がいたらず、不徳の致すところです。

本当に申し訳ございません。

一方的なスケジュールで申し訳ございませんが、以下の日時であれば貴社にうかがえます。

○月○日（月）13時〜17時
○月○日（水）終日
○月○日（木）終日
○月○日（金）10時〜15時

お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただければ幸いです。

なお、取り急ぎメールでのご連絡となりましたが、
明日（○日）の午前中に、改めてお電話させていただきます。

何卒よろしくお願いいたします。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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まず謝罪し、変更理由を説明し、いくつか候補日を再度提案します。

7：面接時間に間にあわない時

面接時間に間に合わない時、以下の例を参考にしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
先のメールにて明後日、〇月〇日（水）の14時に面接をお願いしておりました、山田です。

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、面接日程の変更いただくことは可能でしょうか。

本日出張で沖縄にきており、本日東京に戻る予定でしたが、台風の影響で東京にもどるのは最短で明後日夕方となってしまいました。

本当に申し訳ございません。

一方的なスケジュールで申し訳ございません。以下の日時であれば貴社にうかがえます。

○月○日（月）13時〜17時
○月○日（水）終日
○月○日（木）終日
○月○日（金）10時〜15時

お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただければ幸いです。

なお、取り急ぎメールでのご連絡となりましたが、
明日（○日）の午前中に、改めてお電話させていただきます。

何卒よろしくお願いいたします。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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メールに書いた通り電話にて再度謝罪しましょう。メールでは早急に理由を説明し、いくつかの候補日を提案します。

8：不測の事態で面接日に参加できない時

不測の事態で面接日に参加できない時、以下の例を参考にしてください。
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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
先のメールにて明日〇月〇日（水）の14時に面接をお願いしておりました、山田です。

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、面接日程の変更いただくことは可能でしょうか。

身内に急な不幸があり、面接に参加できません。

本当に申し訳ございません。

一方的なスケジュールで申し訳ございませんが、以下の日時であれば貴社にうかがえます。

○月○日（月）13時〜17時
○月○日（水）終日
○月○日（木）終日
○月○日（金）10時〜15時

お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただければ幸いです。

なお、取り急ぎメールでのご連絡となりましたが、
明日（○日）の午前中に、改めてお電話させていただきます。

何卒よろしくお願いいたします。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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不測の事態は仕方がない事ですが、フォローの電話とメールをしましょう。

9：面接後のお礼を伝えたい時

以下の例を参考にしてください。
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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
○月○日に面接をしていただいた山田太郎です。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
実際にお話をうかがい、貴社への入社意欲がさらに高まりました。

（ポジティブな感想や意欲など）

まずはお礼を申し上げたくメールさせていただきました。
本当にありがとうございました。
何卒よろしくお願いいたします。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
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面接が終わったからといって終わりではありません。お礼のメールをしましょう。面接日のメール返信で印象をアップさせます。

10：面接の結果を確認したい時

面接の返事がないときや結果の連絡がこないとき、以下の例を参考にしてください。
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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

お世話になっております。
○月○日に面接をしていただいた山田太郎です。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

〇月〇日までに面接の結果を連絡してくださるとのことでしたが、何も連絡がなかったため、結果を確認したく連絡いたしました。

ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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面接先から返信がない場合、丁寧に質問します。

面接後の辞退を申し出る時のメールの書き方

まずは内定が出ていても、出ていなくても面接結果の回答期間内であれば、電話で辞退を申し出ましょう。辞退する旨を電話することは緊張しますが、早急に電話します。電話の際、大事なことは、誠意をもって内定を辞退する旨を伝えることです。

そしてフォローのメールをします。ここでは面接後に辞退を申し出るメールの書き方を紹介します。

電話もメールも誠意を持って対応しましょう。

選考途中で辞退を申し出る時

選考途中で辞退を申し出る時、まず電話してから、以下の例を参考にメールしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

先日面接をしていただきました山田太郎です。
その節は、誠にありがとうございました。

誠に身勝手なご連絡で申し上げにくいのですが、
先の電話で申し上げました通り、
自分の適性を改めて鑑みた結果、
選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を面接に割いていただいたにもかかわらず、
このようなご連絡をすることとなり、申し訳ございません。

ご理解とご容赦をいただければ幸いです。

本来、直接ご連絡すべきところでございますが、
取り急ぎ、メールにてご連絡させていただきます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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内定がなくても、選考途中であればお詫びのメールが必要です。

内定辞退を申し出る時

内定辞退を申し出る時、先に電話で謝罪してから、以下の例を参考にしてください。

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件名：Re：面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　中途採用グループ
○○○○様

先日内定をいただきました山田太郎です。
その節は、誠にありがとうございました。

誠に身勝手なご連絡で申し上げにくいのですが、
自分の適性を改めて鑑みた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、また、ご期待いただいていたにもかかわらず、
このようなご連絡をすることとなり、申し訳ございません。

ご理解とご容赦をいただければ幸いです。

本来、直接お詫び申し上げるところですが、
取り急ぎ、電話とメールにてご連絡させていただきます。

昨今の新型感染症の脅威が収まりましたら、
直接お詫びにうかがわせていただきたく存じます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

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山田　太郎（Taro Yamada）
〒123-****　東京都▲▲区○○
TEL.090-****-****
E-mail：***@***
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誠意をもってメールしましょう。

スムーズに転職できるよう面接メールの返信について把握しておこう

転職での面接メール対応で大切なのは返信スピードと誠意です。メールでのビジネスマナーを守ることは面接での好印象へとつながります。今一度メールでのビジネスマナーを把握することで、早急に対応できるようになります。スムーズに転職できるように把握しておきましょう。

面接メールの返信について把握することで早急に返信ができるようになります。