Docusignとは？SalesforceとDocusignを連携させて業務を効率化！

Docusignとは？

Docusignとは、インターネット上で署名や捺印ができるサービスです。 例えば、契約書に署名や捺印をもらう場合、今までは郵送するなど、時間と手間がかかっていました。Docusignを導入すればインターネットに繋がる場所ならどこにいても電子署名や電子印で署名捺印ができるようになるため、契約プロセスを迅速かつスムーズに進めることができます。 Docusignは世界で数多く利用されている署名サービスで、Docusignを利用して署名した契約書は、紙の契約書と同等の有効性があります。またペーパーレス化することで、紙の契約書の紛失などリスクを回避することができます。

SalesforceとDocusignの連携について

SalesforceとDocusignを連携させた形がDocusign for Salesforceです。Docusign for Salesforceを利用すれば、電子署名をSalesforce上で行えるようになります。 Salesforceを導入しても契約書や注文書、請求書などの承認や署名のプロセスは、書類を紙媒体に出力し手作業で行う必要がありました。 Docusign for Salesforceを利用すれば、承認や署名のプロセスがSalesforce上で行うことができるので、作業時間の短縮や作業の効率化が可能になります。

Docusign for Salesforce利用イメージ

以下にDocusign for Salesforceの導入前と導入後の違いを説明します。 Docusign for Salesforce導入前の契約プロセスでは、「Salesforceからデータを取り出し→契約書を作成→印刷後に郵送→相手先に到着→紙に署名と捺印→郵送→署名済みの契約書が届き終結→契約内容をSalesforceに入力」という流れでした。 Docusign for Salesforceを導入すると、「Salesforceから自動で契約書を作成→電子メールで送信→契約相手がパソコンやモバイル端末で署名→契約終結→契約内容はSalesforceに自動登録される」という具合に、契約書を送る側も、署名する側も、作業時間の大幅な短縮が図れます。 また、自動的にSalesforceに情報が記録されるので、入力作業の手間も省くことができます。

Docusign for Salesforceで署名する側の作業

署名する側の作業としては、通知メールが届いたらURLにアクセスし、契約内容を確認後、電子署名するだけです。 電子署名する際は、アカウント登録や専用アプリのインストールなどは必要なく、費用負担もありません。 契約内容に不明点や疑問があった場合は、通知メールに直接返信することで差出人に返信メールが届くシステムになっています。その際、契約文章にピンポイントでコメントを残すこともできるので、どの部分が不明なのか、わかりやすく伝えることができます。 また、もし通知メールを受け取った本人が署名者ではない場合、別の人を署名者に割り当てることができます。このとき注意して頂きたいのは、通知メールをそのまま転送するのではなく、署名者に別の人を割り当てる操作を行うということです。

Docusign for Salesforceの特徴

DocuSign for Salesforceの特徴は、インターネットに繋がる場所ならどこからでも簡単かつ安全に電子署名を行えることです。 承認や署名プロセスをデジタル化することで、時間短縮や強固なセキュリティを実現しています。Docusign for Salesforceの主な特徴をまとめると次のようになります。 1.承認や署名の時間短縮 2.正確性の確保 3.コスト削減 4.セキュリティ強化

承認や署名の時間短縮

Salesforceで作成した契約書を、Salesforce上から直接承認者に送信することができます。 契約書を受信した承認者は、クラウド上の契約書に電子署名することにより承認手続きが完了するので、郵送などの手順が簡略化でき、時間短縮が可能となります。

正確性の確保

契約プロセスの自動化やテンプレートを利用することにより、入力ミスを防ぎ、手続きの正確性が確保できます。 Docusign for Salesforceの入力フィールドには、単純な署名や押印、テキストの入力だけではなく、日付などの入力チェックがあるため、署名者がミスなく入力できるようになっています。また、チェックボックスなどの条件により、入力項目を分かりやすく強調することも可能です。

コスト削減

電子署名や電子印によるペーパーレス化によって紙媒体が削減でき、印刷代や郵送代などのコストを削減できます。 プロセスのデジタル化により、今まで契約書に必要だった印紙代も削減することができます。

セキュリティ強化

強力な暗号化技術を採用し、強固なセキュリティを保ちます。 承認依頼メールにアクセスコードを設定することができ、万が一、送信先を間違ったり他人にURLを知られた場合でも閲覧できないようにしています。

Docusign for Salesforceの導入方法

ここでは、Docusign for Salesforceのインストールおよび基本設定を簡単に説明します。 設定で取引先や文章テンプレートを設定しておけば、次回からは簡単な作業で契約プロセスなどを行うことができます。

Docusign for Salesforceのインストール

ここでは、インストール方法を簡単に説明します。 1.Docusignのサイトでアカウントを作成 2.AppExchangeのインストール Salesforceにシステム管理者でログイン、AppExchangeから「DocuSign eSignature for Salesforce」をインストールする。 3.SalesforceとDocusignの連携 Salesforceの「DocuSign eSignature」から「DocuSign管理」タブを選択し、左側にある「DocuSignアカウントへのログイン」にDocusignのアカウントとパスワードを入力する。次にSalesforce側のアカウントを入力し、同意にチェックを入れる。 もしここでエラーが出たら、リモートサイトに以下のURLを追加してください。（https://ap17.salesforce.com/services/Soap/m/48.0）

Docusign for Salesforceの設定

ここでは、Docusign for Salesforceが使用できるように設定を簡単に説明します。 1.テンプレートを作成 「Docusign eSigneture」の「テンプレート」タブから新規作成または、既存のWordやPDFを取り込む場合は「テンプレートの作成」を選択する。「受信者の追加」から、「役割」「署名者」を入力し、「署名が必要」を選択する。 2.署名欄を追加 文章のプレビューで署名欄を追加する。 メール受信メッセージはデフォルトのままで良い。 3.保存して閉じる 4.Docusignへのコマンドボタンを出す 「Docusign eSignature」から「Docusign管理」タブ→「レイアウト」を選択し、追加したいレイアウトにチェックを入れる。さらに「Docusign管理」タブ→「設定」を選択し、「受信者の役割設定」に署名者を入れておく。 5.保存 これで設定完了です。

Docusign for Salesforceの活用

Docusign for Salesforceは、世界中で広く使われています。 主な活用例としては、売買契約での「見積書・請求書」、金融サービスや保険での「新規口座開設・口座サービス」人事サービスでの「報酬プラン・採用通知」、ヘルスケアでの「分担金補助契約・患者の同意書」などです。 Docusign for Salesforceを導入すれば、今まで手間がかかっていた作業の効率化や時間短縮、セキュリティの強化ができるので、ぜひ理解しておいてください。]]>