Salesforceの添付ファイルを一括ダウンロードする方とは？カスタマイズする方法も紹介！

Salesforceレコードの添付ファイルをダウンロードする

Salesforceでは、カスタムオブジェクトを含む各レコードに関連するドキュメントを共有する方法として、レコードへの添付ファイルがあります。レコードへのアクセス権があるユーザは、添付ファイルをダウンロードできます。 ほとんどの Salesforceレコードで、Microsoft® Officeドキュメント、Adobe® PDF、画像、動画などを添付ファイルとして共有できます。

Salesforceレコードへの添付ファイルのダウンロード制限

Salesforceレコードへの添付ファイルは、Salesforceの「参照」もしくはオブジェクトの「編集」の権限を持つユーザであれば、原則として誰でもアップロード、ダウンロードができます。 ユーザによる添付ファイルのアップロード、ダウンロードを防止したい場合は、権限セットを使用すれば制限できます。

Salesforceにおける添付ファイルとSalesforceファイルの違い

Salesforceからダウンロードできる添付ファイルには、「添付ファイル」と「Salesforceファイル」の2種類があります。 [添付ファイル] 関連リストにアップロードされたファイルは添付ファイルに、[ファイル] 関連リストされたファイルは、Salesforceファイルになります。 但し、[添付ファイル] 関連リストにアップロードしたファイルを、添付ファイルではなく、Salesforceファイルとしてアップロードする設定があります。組織の設定に応じて、添付ファイルもしくはSalesforceファイルとなります。

Salesforceにおける添付ファイルとは

Salesforceにおける添付ファイルとは、Salesforceレコードなどのオブジェクトに添付されたファイルをさします。ファイルのダウンロードと、ブラウザと設定による表示ができます。

Salesforceファイルとは

Salesforceファイルは、Lightning ExperienceおよびSalesforce Classic内のファイルです。それぞれに以下の機能がサポートされています。添付ファイルよりも多くの機能があります。 ユーザが、「添付ファイル」関連リストにアップロードしたファイルでも、管理者による設定でSalesforceファイルとすることができます。 ＜Lightning Experience＞ ファイルの [プレビュー] ページを介して実行できます。 ・[共有] ・[ダウンロード] ・[新しいバージョンをアップロード] ・[削除] ・[フォローされている人] ・[バージョン] ＜Salesforce Classic＞ ・削除 ・プレビュー ・ダウンロード ・同期 ・詳細を編集 ・共有設定 ・新しいバージョンをアップロード ・フォローされている人 ・共有先 ・バージョン

Salesforceの添付ファイルを一括ダウンロードする方法

Salesforceの機能では、ユーザが添付ファイルを一括ダウンロードする機能はありません。 管理者は、ウィークリーもしくはマンスリーレポートのエクスポート機能を、添付ファイルの一括ダウンロードとして使用できます。

Salesforceのウィークリーレポートから添付ファイルをダウンロードする

Salesforceのウィークリーレポートを使用して、添付ファイルをダウンロードする方法を紹介します。 この方法でダウンロードしたファイルは、以下の2つで構成されます。Attachmentsフォルダ内の添付ファイルは、ファイル名がSalesforceの内部管理のために割り当てたIDになっています。ダウンロード後にファイル名のリネームが必要になります。 ・Attachmentsフォルダ 添付ファイル一式がこのフォルダに納められています。 ・Attachment.csvファイル Attachments内の添付ファイルの詳細情報一覧を記載したファイルです。

Salesforceのウィークリーレポートから添付ファイルをダウンロードする手順

Salesforceのウィークリーレポートのエクスポート機能を使用して、添付ファイルをダウンする方法を説明します。 ①Salesforceのウィークリーレポートを開きます。 [設定] ＞[管理者設定] ＞[データ管理] ＞[データのエクスポート] ＞ウィークリーレポート ②添付ファイルをダウンロードしたいオブジェクトを指定して、エクスポートを実行します。 ③エクスポートファイルが作成されたら、ダウンロードします。 Attachment.csvを参照してファイル名を修正しましょう。

Salesforceの添付ファイルのダウンロードをカスタマイズする

Salesforceファイルとして添付されたファイルについては、ファイルがダウンロードされるときの動作をカスタマイズできます。 Apexコールバックを使用してダウンロード前にカスタマイズコードを実行し、ダウンロードの続行を決定します。SOAP APIによりダウンロードがトリガされる場合は、Apexクラスによってダウンロードの許可が確認されます。ダウンロードが許可されない場合は、エラーメッセージを含む例外として返されます。 ＜カスタマイズの例＞ ・ファイルのダウンロードを制限する。 例）ユーザプロファイル、使用されているデバイス、ファイルの種類とサイズなど。 ・IRM制御により、ファイルのダウンロード回数などの情報を追跡する。 ・不審なファイルに関するフラグを設定し、ダウンロード前にウィルス対策スキャンにリダイレクトする。

Salesforceの添付のファイルの種類とダウンロードのカスタマイズ

Salesforceの添付ファイルの種類とダウンロードについて説明しました。 Salesforceレコードの添付ファイルには、添付ファイルとSalesforceファイルがあり、Salesforceファイルではダウンロードをカスタマイズできます。 セキュリティ対策として、こうした機能を活用するとよいでしょう。]]>