Salesforce CRM Contentとは？主な機能とできることを紹介

Salesforce CRM Contentとは

Salesforce CRM Contentは、組織内すべてのファイルを管理する機能です。ファイルの公開、組織内での共有、顧客への配信を行えます。 ＜対象となるコンテンツ＞ ・文書ファイル ・音声ファイル ・動画ファイル ・Webページ ・Google® Docs　　　など

Salesforce CRM Contentの特長とできること

Salesforce CRM Contentには、コンテンツ管理に必要な、コンテンツの検索、ライブラリ登録と編集、コンテンツの寄稿や配信などの機能が実装されています。 ここでは、Salesforce CRM Contentの特長と、Salesforce CRM Contentでできることを紹介します。

Salesforce CRM Contentのライブラリでコンテンツを整理する

Salesforce CRM Contentでは、「ライブラリ」と呼ばれるファイルリポジトリにコンテンツを保存します。ライブラリ内のファイルは、完全検索できます。ライブラリはシステム管理者によって作成され、ライブラリ内のコンテンツにユーザ権限を設定して、セキュリティを確保します。 コンテンツには著者が「タグ」と呼ばれる説明ラベルを割り当て、タグにもとづく条件検索の結果を表示できます。 個人的な資料も、Salesforce CRM Contentの非公開ライブラリに保存することで、ドキュメントの検索やバージョン管理などの機能を使用できます。デスクトップ上でファイルを保管する必要がなくなります。

Salesforce CRM Contentの強力な検索エンジン

強力な検索エンジンにより、探しているコンテンツと関連するコンテンツにスムーズにたどりつけます。 Salesforce CRM Contentの検索エンジンは、コンテンツプロパティ（タイトル、説明、タグ、カテゴリデータ、著者名など）に加えて、ドキュメントの本文を検索対象としています。 検索対象を、主要コンテンツ、ファイル形式、著者、タグ、ライブラリ、カスタム項目で絞り込み、検索結果を詳細レベルで表示します。Chatterが有効になっている場合は、Chatterファイル別に検索結果を絞り込むこともできます。 検索結果のドキュメントは、ダウンロード、コメント、評価などで比較できます。

Salesforce CRM Content上のコンテンツを登録する

コンテンツの著者、タグ、ライブラリなどを登録しておけば、新バージョン、ファイルのプロパティ変更などが更新された際に、Salesforce CRM Contentからのメール通知を受信できます。コンテンツを探しなおす労力と時間を減らすことができます。 通知メールのタイミングは、リアルタイムもしくは日次で設定できます。

Salesforce CRM Contentでコンテンツをプレビューする

Salesforce CRM Contentでは、ダウンロードせずにプレビューでコンテンツを確認できます。 コンテンツの詳細ページに、ドキュメントのタイトル、著者、説明、タグ、ライブラリ、コメント、投票数、バージョン、登録者、ダウンロード数などが表示されます。 Microsoft® PowerPoint、Word、Excel、または Adobe® PDFファイルは、ブラウザでプレビューすることができます。但し、著作権で保護されているPDFはプレビューできません。ファイルの一部が表示されない場合もあります。

Salesforce CRM Contentでコンテンツを寄稿する

Salesforce CRM Contentでは、簡単にファイルをアップロードでき、バージョン管理も自動的に行われます。 新規ファイルまたはWebリンクをアップロードする際、以下の項目でコンテンツを分類および定義します。新バージョンをアップロードする場合も、これらの項目を入力するだけで、コンテンツの詳細ページにアクセス可能なバージョンのリストが保持されます。 ＜コンテンツ寄稿の入力項目＞ ・ライブラリとレコードタイプを選択する ・説明を記述する ・タグを割り当てる ・カスタム項目を入力する

Salesforce CRM Contentでコンテンツの活用状況、レビューを収集する

Salesforce CRM Contentには、コンテンツの価値を判断するための情報収集や分析に役立つ機能があります。 利用者のコンテンツへの意見や要望を集めたり、活用状況を集計したりすることができます。それらを活用したレポート作成も容易にできます。

レビューとフィードバック

提供しているコンテンツに対するユーザの評価を、投票（賛成、反対）形式で集めることができます。ユーザからのコメント欄（レビュー）を追加すれば、ユーザもコンテンツの改善に参加できます。

登録／ダウンロード回数

Salesforce CRM Contentでは、ファイル、リンク、もしくはドキュメントごとの登録ユーザ、ダウンロードされた回数を参照できます。 コンテンツ配信機能が有効になっている場合は、コンテンツを送信した相手（同僚、リード、取引先責任者）によって、プレビューおよびダウンロードされた回数を追跡できます。

レポート

レビュー、ダウンロード回数など、Salesforce CRM Content上のデータを使用して、標準レポートやカスタムレポートを作成できます。 コンテンツの活用状況や改善のための分析に活用できます。

Salesforce CRM Contentのコンテンツ配信

Salesforce CRM Contentのコンテンツ配信は、 Microsoft® PowerPoint、Wordなどのドキュメントを、最適化されたWebベースバージョンに変換できます。 任意の宛先（リード、顧客、パートナー、社内ユーザなど）に暗号化されたURLを送信し、コンテンツの参照もしくはダウンロードされた回数を追跡できます。

Salesforce CRM Contentコンテンツ配信を新規作成する手順

ここでは、新規のコンテンツ配信の作成手順を説明します。 コンテンツ配信には、Salesforce CRM Contentのユーザ権限が必要です。Salesforceオブジェクトの [コンテンツ配信] 関連リスト、コンテンツ詳細ページ、[関連コンテンツ] 関連リストから作成できます。

1、配信するコンテンツ（ファイル）をアップロードする

[コンテンツ配信] 関連リスト、[関連コンテンツ] 関連リスト、またはコンテンツ詳細ページで、[コンテンツの配信] をクリックし、配信するファイルをアップロードします。

2、[配信名] 項目を変更する

デフォルトで、ファイル名と日付が配信名になるため、そのままでも問題はありません。但し、この配信名がSalesforce内でのコンテンツ配信の識別に使用されるため、他の配信と容易に区別できる名前に変更すると便利です。

3、配信方法を選択する

コンテンツを表示する方法の選択です。アップロードしたファイルの形式により、表示されるオプションが異なります。 [受信者にブラウザでの参照を許可] →　ファイルのオンラインバージョンが作成され、受信者はブラウザで閲覧できます。 [受信者にファイルの種類としてダウンロードを許可] →　受信者は元のファイル形式でコンテンツをダウンロードできます。 例）Microsoft® Wordファイル　→　[Allow download as .doc file] [受信者に PDF でのダウンロードを許可] →　受信者はファイルの .pdfバージョンをダウンロードできます。 対象：Microsoft® PowerPoint、Word、Excelのファイルのみ

4、コンテンツ配信URLがクリックされたときのメール通知

[最初に参照またはダウンロードされたら私に通知] を選択します。 受信者がコンテンツ配信URLを最初にクリックしたとき、通知メールが送信されます。Salesforceではコンテンツ配信のURLが開かれるたびに記録しますが、通知は初回のみです。

5、配信するコンテンツに有効期限を設定する

[コンテンツに対するアクセス権を削除] チェックボックスをオンにし、有効期限を入力します。 デフォルトでは、有効期限は設定日から90日になります。コンテンツ配信の作成後は、配信詳細ページから有効期限を変更できます。

6、パスワードを設定する

[コンテンツへのアクセスにパスワードが必要] を選択します。 コンテンツ配信を作成するとき、配信URLとあわせて、パスワードを受け取ります。パスワードは、コンテンツ配信の有効期限内は配信詳細ページで入手できます。

7、コンテンツ配信をSalesforceレコードに関連づける

検索を使用して、コンテンツ配信とSalesforceレコードを関連づけます。デフォルトでは、[コンテンツの配信] をクリックしたときに参照していたレコードが選択されます。

8、配信準備を実行する

[Save & Next] をクリックすると配信準備が実行されます。 [私に通知] をクリックして、コンテンツの配信ウィザードを終了すると、完了がメール通知されます。[プレビュー] をクリックすると配信内容を確認できます。

9、コンテンツ配信URLを送信する

配信用のメールまたはインスタントメッセージに、コンテンツ配信のURL、パスワードを設定した場合はパスワードをコピー＆ペーストします。 URLは、コンテンツ配信詳細ページにて公開されます。

Salesforce CRM Content活用で情報共有の活性化を！

今回は、Salesforce CRM Contentを紹介しました。 Salesforce CRM Contentは、あらゆるファイルを共有するだけでなく、ユーザ権限の設定による情報統制やバージョン管理を簡単に実行できます。コンテンツ配信ではファイルのWebベースに変換でき、受信者の利便性も向上します。 Salesforce CRM Contentを活用して、社内外の情報共有、情報発信を活性化させることができます。]]>