Salesforce 項目履歴管理とは？設定方法などについてわかりやすく解説

Salesforce 項目履歴管理とは？

Salesforce 項目履歴管理とは、オブジェクトの記録変更を行ったとき、変更前後の違いを画面やレポートを使って保存することが可能な機能のことです。 データの可視化を可能にするSalesforceの項目履歴管理を使うことで、いつ、誰が、何をといった、さまざまな変更事項が一目でわかるため大変便利に活用できます。 データ変更をするのと同時に履歴が記録されるので、変更に関する詳細な情報をわかりやすい形で知ることが可能です。

項目履歴管理を使うメリットは？

Salesforce 項目履歴管理では、変更前と後の値がレポート上に可視化され、データの管理に大変便利です。 変更した項目の変更日時、変更を行ったユーザー、変更前と後のデータが最長18か月自動で記録されます。 ちなみにオプションを使用して18か月以上の履歴を確認することもできますが、完全な形で残されていない場合があるので注意が必要です。 API経由では、最大24か月履歴が保存されます。また、項目監査アドオンの使用で、追跡項目数を60まで増やすことも可能です。

管理できる項目

Salesforce 項目履歴管理では、オブジェクトごとに最大20項目を管理できます。例えば見積書の中であれば、値引き率の数値を何から何に変えた、といった詳細な部分を確認できるため、誰がいつ、どのくらいの値引きを行ったかということが一目瞭然になります。 その他にも、取引先や納入商品、取引先責任者、契約、商談、注文などさまざまな項目の一括管理が可能となっています。ただし、21個以上の管理ではエラーが出るので注意しましょう。

項目履歴管理の設定方法

まず「オブジェクトマネージャ」で標準オブジェクトを選択、「項目とリレーション」をクリックします。 その後、右上の「項目履歴管理の設定」ボタンからスタートします。履歴を取ることのできるオブジェクトの項目が出るので、任意項目にチェックを入れます。以上の一連の流れにより変更履歴の追跡が可能になります。

カスタムオブジェクトでの設定方法

カスタムオブジェクトの場合も履歴の追跡が可能になります。標準オブジェクトと異なるのは、オブジェクトマネージャの詳細部分で「項目履歴管理」のチェックボックスにチェックをつける点です。 その後は、標準オブジェクトの流れと同じ方法で進み、最後にトラッキングできる項目を選択します。

項目履歴管理を活用しよう

Salesforce 項目履歴管理を使うことによって変更履歴の管理が効率的に行えるようになります。画面やレポートなどわかりやすい形で、数多くの項目の変更前、変更後のデータを確認できます。 チームメンバーによる変更内容もすぐに確認できるため、正確な記録としてさまざまな場面で役立ちます。 Salesforce 項目履歴管理を活用して、データ管理をスムーズにしましょう。]]>