Salesforceのエクスポートとは？概要や操作方法をご紹介

Salesforceのエクスポートって何？

「エクスポート(export)」は「輸出する」という意味ですが、IT用語では少し違います。IT用語での「エクスポート」は、ソフトウエアが管理しているデータを他のソフトウエアが読み込める形式に変換したり、ファイルに保存したりすることを指します。

Salesforceのエクスポートとは、Salesforceで管理している各種情報を指定した形式でファイルに保存することです。

例えば、Salesforceで管理している取引先情報をエクスポートすれば、CSV形式やExcel形式でファイルに保存できます。

Salesforceでエクスポートする際は、CSV形式やExcel形式などのファイル形式を選択できたり、出力する文字コードを選択できたりするので、用途に合わせた形でファイルに保存することが可能です。

Salesforceのエクスポートはどういう時に使うのか

Salesforceのエクスポートを実際に利用するのは、主に次のようなときです。 1. Salesforceで管理している情報を他のソフトで利用するとき 2. Salesforceで管理している情報をバックアップするとき 3. Salesforceから別のシステムに乗り換えるとき

1. Salesforceで管理している情報を他のソフトで利用するとき

Salesforceで管理している情報やデータを他のソフトで利用する場合、データのエクスポートを行います。

例えば、過去半年の間に営業活動を行った取引先をメールで報告する場合など、抽出結果をExcel形式でファイルにエクスポートし、メールに添付するということが可能です。 Salesforceで抽出や集計した結果を他の人に報告したり共有したりする場合に使用します。

2. Salesforceで管理している情報をバックアップするとき

Salesforceで管理している情報やデータをバックアップする場合、データのエクスポートを行います。

利用ユーザが意図せず大量のデータを削除してしまったり、意図して削除した後にその操作が間違いであることに気付いた場合など、データを削除前の状態に復元する必要がでてきます。

Salesforceでは、障害復旧のためにデータのコピーを保持していますが、これは最終手段と位置付け、利用者側で独自にデータのバックアップを行っておけば、より信頼性が高まります。

バックアップは1度だけ行うのではなく、定期的に行うことや、大規模な変更を行う前の段階で行うことが大切です。 バックアップの対象とするデータは、取引先責任者、リード、商談、ケース、契約書、他のレコードなど、すべてのデータを指します。

3. Salesforceから別のシステムに乗り換えるとき

Salesforceから別システムに乗り換える場合、Salesforceで管理しているデータをエクスポートしてデータ移行します。

Salesforceでエクスポートしたデータが移行先のシステムで問題なく使用できるかを事前にテストしておく必要があります。

Salesforceのエクスポートの方法

Salesforceのエクスポートには、手動で行う方法や自動で行う方法があります。主な方法としては、データエクスポートサービスとデータローダの2種類があります。

1. データエクスポートサービス

データエクスポートサービスは、ブラウザ上で操作できるサービスです。手動でエクスポートしたり、スケジュールを設定して自動的にエクスポートしたりすることができます。

スケジュールを設定する場合、エクスポートを行うタイミングをウィークリーエクスポート（7日ごと）またはマンスリーエクスポート（29日ごと）から選択します。

まず「設定」メニューから「クイック検索」ボックスに「データのエクスポート」と入力し、「データのエクスポート」を選択します。

次に「今すぐエクスポート」または「エクスポートをスケジュール」を選択します。 その後「今すぐエクスポート」を選択すると、すぐにファイルのエクスポートが行われます。

「エクスポートをスケジュール」を選択すると、ウィークリーエクスポートまたはマンスリーエクスポートを指定できます。 最後に、文字コードを選択し「エクスポートの開始」または「保存」を選択します。

2. データローダ

データローダは、Salesforceが提供しているクライアントアプリケーションで、データを一括でインポートまたはエクスポートできます。

データローダでエクスポートする場合、保存されるファイルはCSV形式となります。

データローダを入手するには、管理者としてSalesforceにログインし、「設定」－「管理者」－「データの管理」－「データローダ」からダウンロードします。

データローダをインストールして起動するとメニューが表示されますので、エクスポートを行う場合は「Export」を選択し、データを出力するCSVファイルの保存場所とファイル名を指定した上で、エクスポートを実行します。

Salesforceのエクスポートを活用しよう！

今回は、Salesforceの機能の1つである「エクスポート」について紹介しました。

Salesforceにて様々な条件でデータを抽出し集計した結果をファイルに保存し、分析の報告や情報共有に利用できるので、ぜひ活用できるようにしておきましょう。